Het is voor uitzendbureau door de krapte op de arbeidsmarkt niet alleen lastiger om voldoende flexkrachten te leveren, ook interne vacatures zijn moeilijk te vervullen. Het automatiseren van processen is belangrijker dan ooit. Of je nu verder wilt groeien of juist wilt inzetten op kostenbesparing. Hoe zorg je ervoor dat je het maximale uit automatisering haalt?
Daarover schrijven collega’s Dolf Hendriks en Janieke Bouwman in het Flexmarkt magazine van juni 2023.
De signalen dat er meer mogelijk is
Waarschijnlijk heb je al een stap gezet in je automatisering en heb je al een goede basis staan. Maar ben jij nog bezig met het bedenken van workarounds? Zijn er nog steeds veel handmatige handelingen nodig? Lopen koppelingen niet of niet echt soepel? Of breekt het zweet je uit bij de gedachte aan een compliancy controle? Dit zijn stuk voor stuk signalen dat er nog kansen liggen voor verdere automatisering.
Zo hebben we een backoffice dienstverlener aangesloten, die al een goede basis had voor automatisering. Toch kozen ze ervoor om een stap verder te gaan met onze midoffice oplossing. Hierdoor konden ze nog eens 40% besparen op overheadkosten. Het is dus de moeite waard om te onderzoeken of je nog meer of beter kunt optimaliseren dan je nu doet.
Automatiseer óók de uitzonderingen
Uitzonderingen maken het lastig om verder te automatiseren. Soms is de software niet toereikend genoeg of je haalt nog niet alles uit je software pakket, waardoor je nog blijft zitten met handmatig werk. 80% automatiseren lijkt misschien een uitstekend resultaat, maar 20% handwerk is nog altijd veel. Zeker bij het verwerken van grote volumes kun je juist het verschil maken in die 20%.
“80% lijkt een uitstekend resultaat, maar 20% handwerk is nog altijd veel”
Die 20% vind je in de uitzonderingen bij complexe processen, zoals het importeren van aangeleverde uren bestanden in verschillende bestandstypes. Of bij het berekenen van de juiste toeslagen op basis van een cao en inlenersbeloning.
De cao voor beroepsgoederenvervoer (TLN) is bijvoorbeeld één van de meest uitgebreide en complexe cao’s die er bestaat. Als je die volledig automatisch en foutloos ontrafelt, kun je hier enorme tijdwinst mee behalen. Van een klant in de transport en logistiek hoorden we laatst dat ze nu 9 urenverwerkers minder nodig hebben door deze automatisering. Een enorme besparing.
Kijk verder dan één systeem
De tijd dat je alles kon doen met één software oplossing is echt verleden tijd als je het maximale uit automatisering wilt halen. Door te kiezen voor specialisten in de markt heb je het beste van alle werelden. De specifieke functionaliteiten zorgen ervoor dat je een stap verder kunt gaan in je automatisering.
Dit hoeft niet altijd te betekenen dat je over moet maar een nieuw systeem; de meeste oplossingen in onze markt koppelen juist heel goed met elkaar. Merk je dat je binnen je software tegen beperkingen aanloopt? Kijk dan naar andere oplossingen die je kunt toevoegen aan je IT landschap om je automatisering een stapje verder te brengen.
Investeer in goede koppelingen
Werken met verschillende systemen vraagt om goede koppelingen. Met niet ‘investeren’ doelen we niet alleen op de kosten voor het leggen van de koppeling, maar ook op een goed doordacht plan over hoe de systemen met elkaar moeten samenwerken. Welk systeem heeft de ‘waarheid’, welke informatie stuur je wel en niet door?
Door je applicaties slim met elkaar te laten samenwerken kun je toe naar een IT landschap waarmee je de groei van je organisatie verder kunt aanjagen of juist op overheadkosten kunt besparen.
Betrek je software leverancier bij je plannen
De software oplossingen voor de uitzendbranche worden heel specifiek voor de branche gemaakt. Een software leverancier heeft kennis van de markt en kan met je meedenken. Ons platform bestaat al meer dan 20 jaar en daar maken honderden uitzendorganisaties wereldwijd gebruik van. Die kennis is voor onze klanten van onschatbare waarde en voor één van onze klanten ook de reden geweest om af te zien van een eigen ontwikkelde software oplossing.
Een partnerschap brengt je veel verder. Ga dus niet alleen intern plannen maken voor hoe je het bedrijf wilt laten groeien met behulp van IT oplossingen, maar betrek je huidige of toekomstige software leverancier hierbij.
Tot slot: Automatisering bepaalt succes van jouw organisatie
Al met al speelt automatisering een cruciale rol in het succes van jouw uitzendbureau, zowel voor groei als kostenbesparing. Door te blijven zoeken naar mogelijkheden om processen verder te automatiseren, uitzonderingen aan te pakken, verschillende systemen te integreren en samen te werken met software leveranciers, kun je de voordelen van automatisering maximaliseren en concurrentievoordeel behalen in een uitdagende arbeidsmarkt.
