Logistic Force plukt de vruchten van automatische urenontrafeling
Met 20 vestigingen door heel Nederland is uitzendorganisatie Logistic Force een grote speler in de markt. Toen Logistic Force een paar jaar geleden contact met ons opnam, deden ze veel bedrijfsprocessen nog handmatig. “Voor de komst van het Mid-Office Platform werkten we nog met papieren urenbriefjes die we intypten in Excel. Erg arbeidsintensief en ook foutgevoelig,” vertelt Debby Smits, business architect bij Logistic Force. “Inmiddels is het Platform onderdeel geworden van het kernproces en is het niet meer weg te denken uit de organisatie.”
Tijdsinterpretatie voor specifieke clausule: geen enkel probleem
In 2018 zijn ze begonnen met het implementeren van Time interpretation en het levert snel resultaten op. Vooral met de CAO voor vrachtvervoer in Nederland. Debby: “De tool kan die CAO met gemak aan. Het kostte wat tijd om het CAO-profiel goed in te richten, maar we hadden hulp van een consultant van Textkernel. En nu staat het profiel als een huis. Flexkrachten voeren nu hun uren in de app in en het systeem berekent automatisch de overuren, extra uren en onkosten waar ze recht op hebben. Er is verder niets om ons zorgen over te maken – en ik weet zeker dat je kunt raden hoeveel tijd dit ons bespaart.”
Zelfredzaam
Applicatiebeheerder Mark Rens is ook enthousiast over de mogelijkheden van Time Interpretation. “Je kunt er veel zelf in aanpassen, dus je kunt er echt je eigen draai aan geven. Een voordeel van tool is ook dat je vooraf nadenkt over de vergoeding van de inlener. Opdrachtgevers vinden het ook fijn dat we dit vooraf checken en zien dat we er serieus mee bezig zijn.”
Zonder de automatische tijdsinterpretatie zouden we ongeveer 15 tijdprocessoren nodig hebben, verspreid over de locaties. Nu zijn er maar 6.
Mark RensApplication manager
Geen ruimte meer voor eigen interpretaties
Een ander voordeel van de interpreter is dat er geen ruimte meer is voor individuele interpretaties. Debby: “Elke vestiging wordt nu door het systeem gedwongen om de regels op dezelfde manier te lezen. Dat is fijn voor onze uitzendkrachten, die altijd het juiste loon uitbetaald krijgen, maar ook voor onszelf. Het is eenduidig en Time Capture en Time Interpretation is veel makkelijker intern over te dragen – bijvoorbeeld in geval van vakantie of ziekte. En dat niet alleen: bij een audit door de SNA of een externe partij kunnen we in het Mid-Office Platform laten zien dat we de inlenersbeloning correct toepassen. Dat is natuurlijk een extra motivatie.”
Een speciale oplossing voor boordcomputers
Dat er minder correcties nodig zijn, geldt ook voor uitzendkrachten – in dit geval chauffeurs – die met een boordcomputer werken. Hiervoor zijn importprofielen gemaakt. Debby: “Door een boordcomputer kunnen de onkostenvergoedingen en toeslagen iets afwijken. Een chauffeur begint bijvoorbeeld om 8.00 uur te werken, maar stapt pas om 8.15 uur in zijn vrachtwagen. Dat kwartier wordt gemist door de boordcomputer. De boordcomputer leest nu de gewerkte uren in en maakt er een Excel-bestand van. Dat bestand wordt geïmporteerd met de importtool, waarna er automatisch urenbriefjes voor worden aangemaakt. Nadat die urenbriefjes indien nodig zijn aangepast en vervolgens zijn goedgekeurd, worden ze geïnterpreteerd en worden automatisch de juiste toeslagen en toeslagen toegepast.”
We willen dat het portaal de plek is waar je alle informatie kunt vinden en waar we kunnen communiceren in de taal van je voorkeur.
Mark RensApplication manager
Onderdeel van het kernproces
Bij Logistic Force zien ze het platform dan ook als onderdeel van het kernproces. Mark: “Ons product is het verkopen van uren en als een factuur of een betaling niet goed gaat, is dat een probleem. Dus dat wil je goed doen. Sinds we het Mid-Office Platform gebruiken, hebben we veel minder fouten in facturatie en salarisadministratie en heeft onze backoffice meer een controlerende functie. Als gevolg daarvan besparen we veel uren. Zonder de automatische tijdsinterpretatie zouden we ongeveer 15 tijdverwerkers nodig hebben, verspreid over de vestigingen. Nu zijn dat er nog maar 6.”
Gecentraliseerde tijdverwerking en klantinstelling
Daarom zet Logistic Force dit jaar een belangrijke volgende stap met het opzetten van een centraal “Time Processing” team. Mark: “Voorheen werd de tijdverwerking vanuit de verschillende vestigingen geregeld, maar we groeien en zitten nu verspreid over het hele land. Dan is het ideaal dat we de tijdverwerking centraal kunnen regelen. Naast de centrale tijdverwerking heeft Logistic Force ook een centraal ‘Client set-up’ team opgezet. Dit team is verantwoordelijk voor de volledige set-up van nieuwe en bestaande klanten, CAO verhogingen en alle gerelateerde vragen. Dit team stelt ook zijn eigen CAO-profielen en importprofielen op. Hiervoor hebben de collega’s diverse trainingen gevolgd bij Textkernel. Controle vindt nog wel plaats op de vestigingen zelf.”
Onboarding via iPad op locatie of vanuit huis
Naast Time Interpretation maakt Logistic Force ook gebruik van onboarding. Tot een jaar geleden deden ze digitale onboarding nog voornamelijk op papier. Mark: “In het begin was het even wennen, maar na een paar weken had iedereen het door en nu is het heel normaal. Het loopt nu super. Sommige vestigingen kiezen ervoor om de registratie op kantoor te doen, anderen laten het aan de uitzendkracht over om het zelf te doen. Het is fijn dat het allebei kan.”
Logistic Force heeft bijvoorbeeld op elk kantoor een iPad staan waarop de uitzendkracht zichzelf kan registreren. “Sommige intermediairs laten de uitzendkrachten daarop registreren, anderen sturen ze een link zodat ze het thuis kunnen doen. Beide werken perfect en het is goed dat beide opties er zijn.”
Klantenbetrokkenheid via de portal
Het verbeteren van de klantervaring is wat Logistic Force doet met behulp van het content management systeem. Dit stelt gebruikers in staat om extra content aan te bieden via het dashboard. Mark: Naast dat ze hun documenten kunnen bekijken via de portal en app, tonen we ook onze nieuwsberichten in het dashboard. Maar we hebben bijvoorbeeld ook een tegel voor een budgetcoach, zodat de uitzendkracht zich hiervoor kan aanmelden via de portal. We willen dat de portal de plek is waar je alle informatie kunt vinden en waar we in de gewenste taal kunnen communiceren.”
In de toekomst is Logistic Force van plan om meer processen te automatiseren door meer gebruik te maken van de workflow automatisering. Hierdoor kunnen ze processen zelfstandig inrichten. De eerste stap die ze hiermee willen zetten is het aanvragen van vakantiegeld.
