Overstappen van een zelf ontwikkeld platform naar ons Mid-Office Platform
Al sinds 1994 is Kolibrie HRM dé specialist voor de horecabranche op het gebied van payroll. In 2018 besluiten ze een eigen proces automation platform te ontwikkelen met als doel de horecamedewerker en ondernemer meer te ontzorgen. Na drie drukke jaren besluiten ze toch de stekker uit de eigen ontwikkelingen te trekken en zetten ze de migratie naar ons Mid-Office platform in gang. Het doel: klanten en flexkrachten nog beter bedienen, volledig volgens alle wet- en regelgeving.
Kolibrie HRM was al bekend met de diensten van Textkernel (voorheen Akyla) toen ze besloten een eigen platform te ontwikkelen, waarbij ze gebruikmaakten van de urenregistratietool. Volgens Kolibrie was deze tool destijds nog vrij statisch en misten er essentiële functionaliteiten die zij nodig hadden. Kolibrie wilde hun klanten meer bieden, waaronder een app voor de flexkrachten met een integratie van uren, reserveringen en digitale identificatie, iets wat Textkernel op dat moment nog niet kon leveren.
Uitdagingen bij zelf ontwikkeld platform
Het bouwen van het urenportaal en de onboarding verloopt redelijk goed, maar ze lopen al snel tegen problemen aan. Naast de urenverwerking en onboarding kwamen er veel meer uitdagingen naar voren, waar achteraf bleek dat er onvoldoende over was nagedacht. Het was leuk om iets zelf te ontwikkelen, maar het onderhouden ervan bleek een heel andere zaak te zijn. De samenwerkende partij had geen kennis van de flexbranche, wat betekende dat alles moest worden uitgelegd. Het werd erg energierovend om het product op niveau te houden en het bleek ook een kostbare zaak te zijn.
In de periode dat ze werken aan hun eigen platform bleven ze in contact met ons. Ze zagen dat het Mid-Office platform zich verder ontwikkelde tot een volwaardig mid-office platform voor onboarding, urenverwerking, tijd interpretatie en het automatiseren van andere processen in de mid-office, zoals het aanvragen van ziekteverlof. Die kennis en focus op de flexbranche was voor Kolibrie enorm waardevol.
“Het Mid-Office platform is een stabiel en bewezen product voor de flexbranche. Vooral de cao-ontrafeling, bespaart ons veel tijd en bovendien kunnen we daarmee ook de compliancy waarborgen.”
Luc Glorius – Functioneel en technisch applicatiebeheerder
De sleutel tot succes
Het besef dat het Mid-Office platform is doorgegroeid, zorgt ervoor dat ze besluiten de stekker uit hun eigen ontwikkelde platform te trekken. In 2021 maken ze een plan voor het IT landschap van Kolibrie HRM; de basis voor een nieuwe intensieve samenwerking met Textkernel. Een echt partnership waarbij een commitment over en weer wordt uitgesproken.
Luc Glorius, functioneel en technisch applicatiebeheerder bij Kolibrie HRM zegt: “Het Mid-Office platform is een stabiel en bewezen product voor de flexbranche. Het was een logische keuze. Vooral met de cao-ontrafeling, die wij niet in ons systeem hadden, bespaart het ons veel tijd en bovendien kunnen we daarmee ook de compliancy waarborgen.”
Meer aandacht voor relaties dan administratieve controles
De automatiseringsslag zal er hopelijk voor zorgen dat er meer en meer administratieve zaken opgepakt gaan worden door het systeem in plaats van door de medewerkers. “Het is niet dat we mensen eruit willen werken, maar we willen meer aandacht besteden aan onze relaties aan de voorkant in plaats van controles en repeterende handelingen aan de achterkant.”
Als dit alles goed uitpakt, zal het er hopelijk voor zorgen dat ze straks de omzet kunnen verdubbelen met dezelfde hoeveelheid mensen.
