“Het Mid-Office platform sluit perfect aan bij al onze uitzonderingen”
Ik Blink Groep is een holding met 7 labels die actief zijn op het gebied van detacheren, uitzenden, payroll en backoffice / zzp dienstverlening.. Door deze organisatiestructuur staan ze voor een grote uitdaging als ze op zoek gaan naar nieuwe software. Ze zoeken namelijk een softwareoplossing waarmee ze de urenverwerking en mid-office processen, zoals het genereren van contracten, voor al hun labels vanuit één portaal kunnen beheren.
Uitdaging: één platform voor alle labels
Ze vergelijken verschillende oplossingen, maar kiezen uiteindelijk voor het Mid-Office platform van Textkernel. “Jullie hebben meer dan 20 jaar kennis en ervaring in de flexbranche. Bovendien is het toevoegen van entiteiten (labels) in geen enkel ander softwarepakket mogelijk. Met het Mid-Office platform hebben we alles in één omgeving,” licht Sander van Dalen, IT manager bij Ik Blink Groep, toe.
Dat ze alles in één omgeving willen, is een belangrijke voorwaarde. Maar ze zijn ook onder de indruk van de manier waarop Time Interpretation (voorheen: Xplican) werkt. Sander: “Die kun je snel en grafisch configureren aan de hand van een stroomschema. Dit werkt erg goed en dit heb je met slechts een dag training onder de knie.”
Een andere voorwaarde die ze hebben, is dat de marge facturatie correct in de software is geïntegreerd. “Dus niet op basis van een creditfactuur, maar daadwerkelijk door het versturen van een factuur”, licht Sander toe. Dit blijkt ook mogelijk in het platform.
Bovendien hebben ze met de app erbij, die ze volledig in hun eigen huisstijl hebben gegoten, een allesomvattend pakket in handen.
Het toevoegen van entiteiten (labels) is in geen enkel ander softwarepakket mogelijk. Met het Mid-Office platform hebben we alles in één omgeving. Dat is een belangrijke voorwaarde.
Sander van Dalen – IT Manager
Naadloze integratie
Bij Ik Blink Groep streven ze naar een IT-landschap waarin alles is geïntegreerd en naadloos op elkaar aansluit. Sander:”Vooral de koppelingen maken het verschil. Voorheen moest alles handmatig worden overgezet. Wanneer iemand via de website solliciteert, komt deze persoon eerst in Carerix terecht. “Daar wordt een plaatsing aangemaakt en vervolgens wordt dit direct doorgestuurd naar het Mid-Office platform, waar de onboarding dan al bijna klaar staat.”
De intermediairs zijn verantwoordelijk voor het controleren van de gegevens. Ze vinken aan dat het paspoort is geverifieerd en het tarief is gecontroleerd. “Pas nadat de flexkracht dit heeft geaccepteerd en de bankgegevens heeft doorgegeven, kan hij/zij uren invoeren en wordt alles doorgestuurd naar de backoffice.”
Koppeling CAO Connect
In de onboarding maken ze ook gebruik van de koppeling met CAO Connect. Daarmee kunnen ze automatisch cao gegevens en bepalingen ophalen, zonder dat ze hiervoor cao’s hoeven door te spitten op wijzigingen. Sander: “Een groot voordeel van CAO Connect is dat we ook de inlener specifieke afspraken kunnen ophalen en dat de inlener deze direct kan ondertekenen. Vooral omdat wij ook alle contracten genereren via het platform, dat maakt deze feature een perfecte aanvulling.”
Daling in fouten en correcties
Door het inzetten van ons platform voorkomen ze veel fouten en zijn het aantal correcties flink omlaag gegaan. Sander: “Het ontrafelen van uren werd eerst handmatig door intermediairs ingeklopt, waardoor er veel fouten in zaten. Die correcties zijn nu flink omlaag gegaan. Ook vinden de controles nu plaats in één pakket, dat is ook een groot voordeel.”
De hele communicatiestroom verloopt nu via het Mid-Office platform en dat bespaart veel tijd. Eerder kon een inschrijving rustig 3 of 4 dagen duren, nu is dat binnen een dag geregeld. Ik denk dat we per label 2 tot 3 fte besparen.
Sander van Dalen – IT Manager
Alle processen automatiseren
Met de module voor Workflow Automation weten ze nog meer standaardprocessen volledig te automatiseren. Denk aan processen zoals een adreswijziging, geslachtswijziging, het aanvragen van een leaseauto of het aanpassen van de verzekering. Sander: “We hebben best veel arbeidsmigranten die van ons een verzekering krijgen, maar na een paar maanden gaan de meesten elders een verzekering afsluiten. “Hiervoor hebben we een proces gebouwd met workflow automation.”
Meedenkende consultants
Sander is ook erg enthousiast over de support die hij ontvangt van onze consultants en service afdeling. “We zijn veel met de consultants in gesprek geweest als we een uitdaging hadden. Zo wilden we maandelijks verlonen en wekelijks factureren. Daarin hebben ze echt meegedacht over een goede oplossing. Dat dit uiteindelijk is gelukt is echt bijzonder. Het systeem sluit perfect aan bij al onze uitzonderingen.”
Resultaat: 2 tot 3 fte per label besparen
Inmiddels zijn ze alweer een paar maanden live met ons platform. De doelstelling van Ik Blink Groep was om tijd te besparen op de backoffice. Sander: “Voornamelijk in het ophalen en opvragen van gegevens. Je wilt niet dat een intermediair gaat mailen over een paspoort heen en weer. Dat wil je geüpload hebben in een portaal waar alles in zit. De hele communicatiestroom verloopt nu via het Mid-Office platform en dat bespaart veel tijd. Eerder kon een inschrijving rustig 3 of 4 dagen duren, nu is dat binnen een dag geregeld. Ik denk dat we per label 2 tot 3 fte besparen. “
Sneller opschalen
Een ander belangrijk resultaat is dat ze nu een uniforme werkwijze hebben, waardoor ze ook sneller nieuwe labels kunnen overnemen en aansluiten. “We hebben echt een fantastisch IT landschap neergezet waar we verder op kunnen bouwen en veel beter mee kunnen schalen”, aldus Sander.
