Logistic Force récolte les bénéfices de l’interprétation automatique des conventions collectives
Avec 20 agences réparties sur l’ensemble du territoire néerlandais, l’organisation de recrutement Logistic Force est un acteur majeur du marché. Lorsque Logistic Force nous a contactés il y a quelques années, elle effectuait encore de nombreux processus commerciaux manuellement. “Avant l’arrivée de la plate-forme Mid-Office, nous travaillions encore avec des feuilles de temps papier que nous tapions dans Excel. Cela demandait beaucoup de travail et était source d’erreurs”, explique Debby Smits, architecte d’entreprise chez Logistic Force. “Aujourd’hui, la plate-forme fait partie intégrante du processus de base et il est impossible d’imaginer l’organisation sans elle.
Interprétation du temps pour une classe spécifique : aucun problème
En 2018, ils commencent à mettre en œuvre l’interprète et celui-ci donne rapidement des résultats. Surtout avec la CLA pour le transport de marchandises aux Pays-Bas. Debby : “L’interprète peut gérer ce CLA avec facilité. Il a fallu un certain temps pour configurer correctement le profil CLA, mais nous avons eu l’aide d’un consultant Textkernel. Et maintenant, le profil est solide comme un roc. Les temps entrent désormais leurs heures dans le ” et le système calcule automatiquement les heures supplémentaires, les heures supplémentaires et les dépenses auxquelles ils ont droit. Il n’y a rien d’autre à craindre – et je suis sûr que vous pouvez deviner combien de temps cela nous fait gagner. “
Autonome
Mark Rens, responsable de l’application, est également enthousiaste quant aux capacités de l’interprète temporel. “Il est possible d’y apporter de nombreux ajustements, ce qui permet de donner sa propre tournure à l’affaire. L’avantage de l’interprète, c’est aussi qu’il permet de réfléchir à l’avance à la rémunération du loueur. Les clients apprécient également le fait que nous vérifions cela à l’avance et qu’ils voient que nous sommes sérieux.
Sans l’interprétation automatique des feuilles de temps, nous aurions besoin d’environ 15 processeurs de temps répartis sur les sites. Il n’y en a plus que 6 aujourd’hui.
Mark RensGestionnaire d’applications
Il n’y a plus de place pour ses propres interprétations
Un autre avantage de l’interprète est qu’il n’y a plus de place pour des interprétations individuelles. Debby : « Chaque branche est désormais obligée par le système de lire les règles de la même manière. C’est bien pour nos intérimaires, qui reçoivent toujours le bon salaire, mais aussi pour nous-mêmes. C’est sans ambiguïté, et la capture du temps et l’interprétation du temps sont beaucoup plus facile à transférer en interne – par exemple en cas de vacances ou de maladie. Et ce n’est pas tout : en cas d’audit du SNA ou d’un tiers externe, nous pouvons montrer dans la plateforme Mid-Office que nous appliquons correctement la rémunération du recruteur. C’est bien sûr une motivation supplémentaire.”
Une solution spéciale pour les ordinateurs de bord
Le fait que moins de corrections soient nécessaires s’applique également aux intérimaires – en l’occurrence les conducteurs – qui travaillent avec un ordinateur de bord. Des profils d’importation ont été créés à cet effet. Debby : “En raison de l’ordinateur de bord, les indemnités de frais et les suppléments peuvent varier légèrement. Par exemple, un chauffeur commence à travailler à 8 heures mais ne monte dans son camion qu’à 8h15. Ce quart d’heure travaillé n’est pas pris en compte par l’ordinateur de bord. L’ordinateur de bord lit maintenant les heures travaillées et crée un fichier Excel à partir de celles-ci. Ce fichier est importé à l’aide de l’outil d’importation, après quoi des feuilles de temps sont automatiquement créées pour ce fichier. Une fois que ces fiches ont été ajustées si nécessaire et approuvées, elles sont interprétées et les indemnités et majorations correctes sont automatiquement appliquées.
Nous voulons que le portail soit l’endroit où vous pouvez trouver toutes les informations et où nous pouvons communiquer dans la langue souhaitée.
Mark RensGestionnaire d’applications
Une partie du processus de base
Ainsi, chez Logistic Force, ils considèrent la plateforme comme faisant partie du processus principal. Mark : “Notre produit vend des heures et si une facture ou un paiement ne se passe pas bien, c’est un problème. Nous voulons donc bien faire les choses. Depuis que nous avons commencé à utiliser la plateforme Mid-Office, nous avons beaucoup moins d’erreurs dans “
Traitement centralisé du temps et configuration client
Cette année, Logistic Force franchit donc une nouvelle étape importante en mettant sur pied une équipe centrale de “traitement des temps”. Mark : “Auparavant, le traitement des temps était organisé à partir des différentes succursales, mais nous nous développons et nous sommes maintenant répartis dans tout le pays. Il est donc idéal que nous puissions organiser le traitement des temps de manière centralisée. Outre le traitement centralisé des heures, Logistic Force a également mis en place une équipe centrale chargée de l’installation des clients. Cette équipe est responsable de l’installation complète des nouveaux clients et des clients existants, des augmentations de la CCT et de toutes les questions connexes. Cette équipe établit également ses propres profils CCT et profils d’importation. Pour ce faire, les collègues ont suivi diverses formations chez Textkernel. Le contrôle a toujours lieu dans les agences elles-mêmes”.
Intégration via iPad sur site ou à domicile
En plus de l’interprétation du temps, Logistic Force utilise également l’intégration. Jusqu’à il y a un an, l’onboarding numérique était encore effectué principalement sur papier. Mark : “Au début, il a fallu un certain temps pour s’y habituer, mais après quelques semaines, tout le monde s’y est faire et maintenant c’est tout à fait normal. Cela fonctionne très bien maintenant. Certaines agences choisissent de faire l’enregistrement au bureau, d’autres le laissent faire aux intérimaires. C’est bien que les deux puissent être faits. ” Par exemple, Logistic Force dispose d’un iPad dans chaque bureau où les intérimaires peuvent s’inscrire. “Certains intermédiaires laissent les intérimaires s’enregistrer sur place, d’autres leur envoient un lien pour qu’ils puissent le faire chez eux. Les deux fonctionnent parfaitement et c’est bien que les deux options soient là.”
Engagement client via le portail
Améliorer l’expérience client, c’est ce que fait Logistic Force avec l’aide de son système de gestion de contenu. Cela permet aux utilisateurs de fournir du contenu supplémentaire via le tableau de bord. Mark : En plus de leur permettre de consulter leurs documents via le portail et l’application, nous affichons également nos actualités dans le tableau de bord. Mais nous avons aussi, par exemple, une vignette pour un coaching budgétaire, afin que l’intérimaire puisse s’y inscrire via le portail. Nous voulons que le portail soit l’endroit où vous pouvez trouver toutes les informations et où nous pouvons communiquer dans la langue préférée.” À l’avenir, Logistic Force prévoit d’étendre à d’autres processus, en utilisant davantage l’automatisation du flux de travail. Cela leur permettra de mettre en place des processus de manière indépendante. La première étape qu’ils souhaitent franchir est de demander une indemnité de vacances.
