Logistic Force profitiert von der automatischen Auslegung von Tarifverhandlungen
Mit 20 Niederlassungen in den gesamten Niederlanden ist der Personaldienstleister Logistic Force ein wichtiger Akteur auf dem Markt. Als Logistic Force uns vor ein paar Jahren kontaktierte, wurden viele Geschäftsprozesse noch manuell erledigt. „Vor der Einführung der Mid-Office-Plattform arbeiteten wir noch mit Stundenzetteln in Papierform, die wir in Excel eintippten. Sehr arbeitsintensiv und auch fehleranfällig“, erklärt Debby Smits, Geschäftsarchitektin bei Logistic Force. „Mittlerweile ist die Plattform Teil des Kernprozesses geworden und aus der Organisation nicht mehr wegzudenken.“
Zeitinterpretation für bestimmte Gruppen: überhaupt kein Problem
Im Jahr 2018 beginnen sie mit der Implementierung des Zeit-Tools und er liefert schnell Ergebnisse. Vor allem mit dem Tarifvertrag für den Güterverkehr in den Niederlanden. Debby: „Der Tools kommt mit diesem Tarifvertrag problemlos zurecht. Es hat einige Zeit gedauert, das Tarifvertrag-Profil richtig einzurichten, aber wir hatten Hilfe von einem Textkernel-Berater. Und jetzt ist das Profil ein Fels in der Brandung. Zeitarbeiter tragen jetzt ihre Stunden in das ein.“ App und das System berechnet automatisch die Überstunden, Mehrstunden und Spesen, auf die sie Anspruch haben. Es gibt nichts weiter zu befürchten – und Sie können sich sicher vorstellen, wie viel Zeit wir dadurch sparen.“
Selbstständig
Auch Anwendungsmanager Mark Rens ist von den Fähigkeiten des Tools begeistert. „Darin kann man vieles selbst anpassen, so dass man dem Ganzen wirklich seine eigene Note verleihen kann. Ein Vorteil des Zeit-Tools ist auch, dass man sich schon im Vorfeld Gedanken über die Vergütung des Entleihers macht. Den Kunden gefällt auch, dass wir das im Vorfeld prüfen und prüfen.“ Sehen Sie, dass wir es ernst meinen.
Ohne die automatische Zeitinterpretation bräuchten wir über die Standorte verteilt etwa 15 Zeitprozessoren. Jetzt sind es nur noch 6.
Mark RensAnwendungsmanager
Kein Raum mehr für eigene Interpretationen
Ein weiterer Vorteil des Zeit-Tools besteht darin, dass kein Raum mehr für individuelle Interpretationen bleibt. Debby: „Jede Zweigstelle wird jetzt durch das System gezwungen, die Regeln auf die gleiche Weise zu interpretieren. Das ist schön für unsere Aushilfen, die immer den korrekten Lohn bekommen, aber auch für uns selbst. Es ist eindeutig, ebenso wie die Zeiterfassung und Zeitinterpretation.“ viel einfacher intern zu übertragen – zum Beispiel bei Urlaub oder Krankheit. Und nicht nur das: Kommt es zu einer Prüfung durch die SNA oder eine externe Partei, können wir in der Mid-Office-Plattform nachweisen, dass wir die Entleihervergütung korrekt anwenden. Das ist natürlich eine zusätzliche Motivation.“
Eine spezielle Lösung für Bordcomputer
Dass weniger Korrekturen nötig sind, gilt auch für Aushilfskräfte – in diesem Fall Fahrer –, die mit einem Bordcomputer arbeiten. Zu diesem Zweck wurden Importprofile erstellt. Debby: „Aufgrund eines Bordcomputers können die Aufwandsentschädigungen und Zuschläge leicht variieren. Beispielsweise beginnt ein Fahrer um 8 Uhr morgens mit der Arbeit, steigt aber erst um 8:15 Uhr in seinen LKW. Der Bordcomputer liest nun die geleisteten Arbeitsstunden aus und erstellt daraus eine Excel-Datei. Diese Datei wird mit dem Importtool importiert, woraufhin automatisch Arbeitszeitnachweise dafür erstellt werden. Nachdem diese Belege ggf. angepasst wurden und dann genehmigt, interpretiert und automatisch die korrekten Zuschläge und Zuschläge angewendet.“
Wir möchten, dass das Portal der Ort ist, an dem Sie alle Informationen finden und an dem wir in der bevorzugten Sprache kommunizieren können.
Mark RensAnwendungsmanager
Teil des Kernprozesses
Daher betrachten sie bei Logistic Force die Plattform als Teil des Kernprozesses. Mark: „Unser Produkt verkauft Stunden und wenn eine Rechnung oder eine Zahlung nicht gut läuft, ist das ein Problem. Sie möchten das also richtig machen. Seit wir die Mid-Office-Plattform verwenden, haben wir viel weniger Fehler.“
Zentralisierte Zeitverarbeitung und Kundeneinrichtung
In diesem Jahr unternimmt Logistic Force daher einen wichtigen nächsten Schritt, indem es ein zentrales Team “Zeitverarbeitung” einrichtet. Mark: “Bisher wurde die Zeitverarbeitung von den verschiedenen Niederlassungen aus organisiert, aber wir wachsen und sind jetzt über das ganze Land verteilt. Da ist es ideal, dass wir die Zeitverarbeitung zentral organisieren können. “Neben der zentralen Zeitverarbeitung hat Logistic Force auch ein zentrales ‘Client set-up’-Team eingerichtet. Dieses Team ist für die komplette Einrichtung neuer und bestehender Kunden, Tarif-Erhöhungen und alle damit verbundenen Fragen zuständig. Dieses Team richtet auch eigene Tarifvertrags-Profile und Importprofile ein. Zu diesem Zweck haben die Kollegen verschiedene Schulungen bei Textkernel besucht. Die Kontrolle findet aber nach wie vor in den Filialen selbst statt.”
Onboarding per iPad vor Ort oder von zu Hause aus
Neben der Zeitinterpretation nutzt Logistic Force auch das Onboarding. Bis vor einem Jahr erfolgte das digitale Onboarding noch überwiegend auf Papier. Mark: „Am Anfang war es etwas gewöhnungsbedürftig, aber nach ein paar Wochen hat jeder den Dreh raus und jetzt ist es ganz normal. Es läuft jetzt super. Einige Filialen entscheiden sich dafür, die Registrierung im Büro zu machen, andere lassen es.“ Es ist schön, dass beides möglich ist.“
Zum Beispiel hat Logistic Force in jedem Büro ein iPad, auf dem sich die Zeitarbeiter registrieren können. „Einige Vermittler lassen sich von den Zeitarbeitern registrieren, andere schicken ihnen einen Link, damit sie es zu Hause erledigen können. Beides funktioniert einwandfrei und es ist gut, dass es beide Möglichkeiten gibt.“
Kundenbindung über das Portal
Die Verbesserung des Kundenerlebnisses ist das Ziel von Logistic Force mithilfe seines Content-Management-Systems. Dadurch können Benutzer zusätzliche Inhalte über das Dashboard bereitstellen. Mark: Neben der Möglichkeit, ihre Dokumente über das Portal und die App einzusehen, zeigen wir unsere Nachrichten auch im Dashboard an. Aber wir haben zum Beispiel auch eine Kachel für einen Budget-Coach, sodass sich der Zeitarbeiter über das Portal dafür anmelden kann. Wir möchten, dass das Portal der Ort ist, an dem Sie alle Informationen finden und an dem wir in der bevorzugten Sprache kommunizieren können.“
Logistic Force plant, in Zukunft weitere Prozesse zu automatisieren, indem die Workflow-Automatisierung stärker genutzt wird ermöglicht ihnen die eigenständige Einrichtung von Prozessen. Der erste Schritt dabei ist die Beantragung von Urlaubsgeld.
