Die Mid-Office-Plattform als Herzstück der Dienstleistungserbringung
BackOfficer bietet 100% transparente Backoffice-Dienstleistungen für Recruiter und Entsendeunternehmen, die wachsen wollen. Dass man dafür eine gute Personalsoftware braucht, ist unbestritten. Aber die ideale IT-Landschaft zu finden, war eine wichtige Aufgabe für BackOfficer. “Als Backoffice-Dienstleister dreht sich alles um die Software, die wir einsetzen. Die muss stimmen”. Seit einigen Jahren wird nun die Mid-Office-Plattform eingesetzt. “Damit sparen wir Tausende von manuellen Vorgängen und damit etwa 6 bis 7 Vollzeitstellen ein”, sagt Jeroen van Helden, geschäftsführender Gesellschafter von BackOfficer.
Onboarding für große Mengen
Die Dringlichkeit, das Onboarding zu automatisieren, bestand schon seit einiger Zeit, wurde aber noch größer, als sie eine Reihe von Großkunden gewinnen konnten, für die sie in kurzer Zeit viele Mitarbeiter einarbeiten mussten. Jeroen: “Wir hatten damals keinen durchgängigen Prozess, also gab es noch viele manuelle Zwischenschritte. Außerdem arbeiteten wir mit verschiedenen Programmen, wie z. B. sign.nl für die Unterzeichnung von Verträgen.” BackOfficer suchte daher nach einer Plattform, mit der sie den gesamten Onboarding-Prozess abwickeln konnten.
Alles in einem Portal
“Für uns ist es wichtig, dass unsere Kunden – Recruiter und Entsendeagenturen – ihre eigene Umgebung haben. Mit der Mid-Office-Plattform haben unsere Kunden ihre eigene Umgebung, in der sie alles machen können und in der die Daten gut gesichert und geschützt sind. Einzigartig ist auch, dass sich alle Beteiligten (Mitarbeiter, Zeitarbeiter, Entleiher) in diese Umgebung einloggen können. Dies ermöglicht es uns, alle Informationen in einem Portal zur Verfügung zu stellen.”
Eine Mid-Office-Plattform kann nicht ohne eine gute Verbindung zu Front- und Back-Office-Systemen existieren. Neben der Mid-Office-Plattform nutzt BackOfficer Carerix für die Personalbeschaffung und Nocore für die Gehaltsabrechnung und Rechnungsstellung. “Wir möchten Best-of-Breed-Lösungen haben, die zu den besten auf dem Markt gehören. Wir verknüpfen diese Anwendungen miteinander.”
Als Backoffice-Dienstleister dreht sich alles um die Software, die wir verwenden. Wir müssen sie richtig einsetzen. Mit der Mid-Office-Plattform sparen wir Tausende von manuellen Vorgängen und damit etwa 6 bis 7 Vollzeitstellen ein.
Jeroen van HeldenManaging Partner
Der Kunde steht bei der Personalisierung im Mittelpunkt
Bei BackOfficer steht nur eine Frage im Mittelpunkt: Wie können wir es für unsere Kunden noch besser oder attraktiver machen? Was sehen sie auf dem Markt, was brauchen ihre Kunden und wie können sie das mit Hilfe der Plattform gestalten? Jeroen: “Wir haben sehr oft Ideen, wie wir die Plattform noch besser nutzen können. Die Flexibilität der Plattform macht es möglich, sie genau so einzurichten, wie der Kunde es wünscht. Auf diese Weise können wir unsere Kunden in den Mittelpunkt stellen.”
Auf diese Weise ist auch die Verbindung mit Caoloon.com entstanden. Jeroen: “Wir sind auf diese Verbindung gekommen. Wir wollten sehen, was jemand als Minimum verdienen sollte, einschließlich aller anderen Arbeitsbedingungen, und diese Daten auch sofort bestätigen, damit wir nie wieder eine Diskussion darüber haben.”
Ein eigenes CRM auf der Plattform
BackOfficer macht sich auch die Workflow-Automatisierung zunutze, ein Modul, mit dem Sie Prozesse selbstständig einrichten können. So nutzen sie den Prozessarchitekten unter anderem für Bonitätsprüfungen. „Unsere Kunden prüfen damit die Bonität des Entleiher und wissen so, wie viel wir ihn absichern müssen.“ Sie nutzen den Prozessarchitekten auch, um Managementinformationen im Dashboard anzuzeigen. „Wir zeigen zum Beispiel eine Margenübersicht für jede Woche, offene Posten für Debitorenbuchhaltung, aber wir haben auch eine Kachel für die Anforderung eines Pro-forma.“
Aber BackOfficer geht noch einen Schritt weiter: Mit Hilfe unseres Beraters erstellen wir sie erstellen ihr eigenes CRM. „Dies dient rein unserer internen Organisation, damit wir beispielsweise auch den Überblick über die gesamte Kommunikation mit unseren Kunden behalten können.“
Für uns ist es wichtig, dass unsere Kunden ihre eigene Umgebung haben. Mit der Mid-Office-Plattform haben sie ihre eigene Umgebung, in der sie alles tun können und in der die Daten gut gesichert und geschützt sind. Einzigartig ist auch, dass sich alle Beteiligten (Mitarbeiter, Zeitarbeiter, Entleiher) in diese Umgebung einloggen können. So können wir alle Informationen in einem einzigen Portal zur Verfügung stellen.
Jeroen van HeldenManaging Partner
Nächster Schritt: Integration mit Krankenversicherer
Der nächste Schritt ist die Verbindung mit dem Krankenversicherer Zorg en Zekerheid. “Internationale Zeitarbeiter brauchen einen digitalen Gesundheitspass. Jetzt liegen die Ausweise oft herum oder sie müssen die Versicherungsnummer nachschlagen. Wir wollen, dass diese Informationen auch im Portal und in der App verfügbar sind, so dass der Zeitarbeiter sie auch direkt beim Entleiher vorzeigen kann. Wir haben jetzt diese Verknüpfung mit Nocore, aber unsere Kunden können sich nicht in Nocore einloggen, alle nutzen das Portal. Dort wollen wir alle Informationen haben und nirgendwo anders”, erklärt Jeroen.
BackOfficer-Kunden bewerten die Benutzerfreundlichkeit positiv
Auch die Kunden von BackOfficer äußern sich positiv über die Plattform. “Sie finden sie übersichtlich und benutzerfreundlich. Wir haben ein individuelles Dashboard erstellt, das Aktions- und Übersichtskacheln enthält. Wir haben zum Beispiel auch eine Kachel mit Nachrichten, wo wir auf unsere Website und auf Carerix, das von uns verwendete Front-Office-Paket, verlinken. Wir haben auch ein eigenes Kalkulationstool entwickelt, mit dem unsere Kunden direkt ihren Selbstkostenpreis/ihre Gewinnspanne berechnen können. Auch dafür haben wir eine Kachel erstellt.
Onboarding ist der Schlüssel für BackOfficer
Seit sie die Mid-Office Platform haben, wollen sie nichts anderes mehr: “Wir werden nie wieder zur alten Situation zurückkehren. Eine nahtlose Customer Journey ist für uns von großem Wert. Das Portal ist eigentlich das Herzstück unseres Dienstes. Für uns ist das Onboarding der Nutzer von großer Bedeutung; die Plattform ist der Schlüssel zu allem, was davor und danach kommt”, so Jeroen.
